仕事をしていると、データの入力や資料作成、ブログなど文章を書く機会はたくさんあるかと思います。

中でも、Webサイトや紙媒体・ブログ等の場合は、文章校正は重要な役割を持っています。

そこで今回は、思わぬチェックミスを少なくするためのポイントを少しご紹介したいと思います。

自分を信じるな！

文章チェックで一番危険なのは、自分自身の能力を過信してしまうことです。
「これまでの経験があるから、絶対大丈夫」「何度も何度も確認したのだから大丈夫」そう思って、いざ印刷をして配布しようと思ったら、思わぬ間違えを指摘された！そんな経験をお持ちの方も多いのではないでしょうか？
それが、SNSやブログなど自社で管理しているWeb上のものであれば、すぐにでも修正できます。しかし、雑誌やパンフレットなど印刷してしまった紙媒体の場合は、とんでもないことになってしまいます。きっと担当者は、顔が青ざめてしまうことでしょう…
そんなことにならない為にも、担当者1人で確認するのではなく複数人でチェックすることをお勧めします。

1人の時にも役に立つ”チェック方法”

とはいえ、スタッフの人数や期限ギリギリで入稿しなければいけない場合は、作業が深夜に及ぶことも…どうしても自分一人で確認しなければならない、なんて状況になることもありますよね。そのような場合にも役に立つ”チェック方法”をご紹介します。

1.無駄になっても印刷してチェックをする。

経費削減の為、極力印刷せずにモニターでチェックを行っている企業の方も多いかと思います。
SNSやブログであれば、それでも問題ありません。しかし、出来上がりが紙媒体のものに関しては必ず印刷をしてチェックすることをお勧めします。

人がモニターを見る時は、多少の細かい部分を無視し全体的な流れを短時間で認識しようとするそうです。その為、紙に印刷されたものに比べモニターチェックの場合は、見落としをする可能性はおよそ20～30％程高いと言われています。

私も、実際にモニターで何度もチェックを行い、最終確認の為印刷をしてみたら思わぬチェック漏れがあったなんて経験はよくあります。何度も印刷をして無駄に思われるかもしれませんが、チェックミスを防ぐ為にも実践して損はありません。

2.音読や読み合わせをする。

小学生の頃わからない算数や社会の問題などがあった場合、親や先生から「問題を声に出して読んでみなさい。」なんて言われた経験はありませんか？これは、人間の脳を活性化させる効果があり、非常に有効的だそうです。
文章をチェックする上でもとても効果的で、複数いる場合は読み合わせをするのも良いでしょう。

3.ダブルチェックが出来ない場合は、時間を変えてチェックをする。

社内にチェックをしてくれる人がいる場合は、ダブルチェックでミスを防ぐことが出来ます。しかし、やむを得ず1人でチェックをする場合も、ちょっとした工夫でミスを極力少なくすることが出来ます。

人間生きていれば、体調が優れない場合やモチベーションが上がらない日だってありますよね。そんな時は、やはりミスも起こりやすいものです。特に夜中などはナイーブになりがち。

今回は”自信がある”そんな場合も、最後にチェックをした翌日や少し時間を置いてから再度チェックしてみてください。そうすると、冷静な判断ができ、つい見落としてしまっていたミスに気が付くことが出来ます。

タイトルやキャッチコピーなどの短い文章にですら、ミスは起こり得ます。たった1つの文字の間違えで、全く違う意味になってしまう場合もあるので十分気を付けましょう。

まとめ

文章校正は、出来るだけ時間をかけてチェックをすることで、限りなく完璧に近い状態にすることが出来ます。一見すると無駄に思えることでも、ミスを未然に防ぐ為には大事なプロセスです。決して自分の能力を過信せず、念には念を入れてチェックしてみてください。

時には、自分がミスをしやすい癖がある場合もあります。今回ご紹介したチェック方法の他にも、下から逆にチェックをしていく・数字やカタカナのみの項目ごとにチェックをする等ご自分に合ったチェック方法が必ずあります。

このように、丁寧に文章校正をすることで、ミスは確実に減りあなたのスキルにもつながるはずです。